Helmut Laser        Vereinsbroschüre
                                          Teil 3 Finanzen und Buchführung

3. Finanzen und Buchführung im Verein
Steht fest, welche Aufgaben der Verein in welchem Umfang  wahrzunehmen hat und ob und ggf. welche steuerlichen Verpflichtungen er deswegen zu erfüllen hat, ist das gesamte Konzept unter Berücksichtigung insbesondere der finanziellen Möglichkeiten zu planen und zu realisieren. Hier wird in der Regel das für die Finanzen zuständige Vorstandsmitglied in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand folgende Aufgaben wahrzunehmen haben:

Finanzplanung (Haushaltsplan)
Mittelbeschaffung
Aufzeichnungspflichten
Haushaltsüberwachung
Steuererklärungspflichten

Um diese Aufgaben erfüllen zu können, werden entsprechende Aufzeichnungen erforderlich, die es ermöglichen,
· die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben zu planen, um
· die erforderlichen Aktivitäten zur Mittelbeschaffung einzuleiten,
· die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen und
· mit den Planansätzen abzugleichen und
· nach Ablauf des Kalenderjahres den Jahresbericht zu erstellen,
· der Mitgliederversammlung Rechenschaft abzulegen und
·  ggf. dem Finanzamt gegenüber die erforderlichen Erklärungen abzugeben.

3.1. Aufzeichnungspflichten
Diese Aufzeichnungsvoraussetzungen lassen sich handschriftlich oder mit PC-Unterstützung erfüllen. Ohne PC sind sie arbeitsintensiv und im Endeffekt nur zu schaffen, wenn kleinere Volumina zu bewältigen sind. Bei Nutzung eines PCs gibt es für eine Vereinsverwaltung heute schon sehr preisgünstige Programme, mit denen die genannten Aufgaben rationell und umfassend sowie weitestgehend fehlerfrei erledigt werden können. Natürlich kann ein mit dem PC vertrauter Schatzmeister sich seine Programme auch selbst entwickeln.

Eine gute Vereinsführung steht und fällt mit den dazu zur Verfügung stehenden Mitteln. Daher bekommt die Haushaltsplanung steigende Bedeutung für alle Vereine. Der Kampf um öffentliche Zuschüsse wird immer härter. Das Beschaffen von Eigenmitteln bekommt daher eine sehr viel größere Bedeutung.

3.2. Mittelbeschaffung (Spende oder Sponsoring)- siehe auch Schaubild 1 und Anlage 1
Hierbei hat ein Verein, der als gemeinnützig anerkannt ist, größere Chancen als andere, weil er mit der steuerlichen Abzugsfähigkeit der Spenden für den Spender werben kann.

Aber auch das Sponsoring hat insbesondere bei Sportvereinen durch Trikot- und Bandenwerbung eine überlebenswichtige Bedeutung erlangt. Da Werbeeinnahmen aber grundsätzlich einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb begründen, muss man die Zusammenhänge zwischen Sponsoring und Spende bezüglich ihrer steuerlichen Folgerungen kennen. Dieses gilt auch im Verhältnis zu dem Sponsor oder Spender.

Sponsert eine Firma einen Verein, in dem sie dem Verein für Werbemaßnahmen Gelder zahlt oder Sachzuwendungen (z. B. Trikots) leistet, sind das für die Firma Betriebsausgaben. Eine Spendenabwicklung ist dann nicht erforderlich. Der Verein vereinnahmt dadurch Beträge für Werbeleistungen, die einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb begründen. Die steuerlichen Folgerungen daraus werden unter Teil 4 Besteuerung des Vereins / Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe erläutert.

Bei Abschluss von Verträgen über Sponsorschaften sind aus umsatzsteuerlicher Sicht grundsätzlich folgende Punkte zu beachten und entsprechend im Vertrag festzulegen.

In der Regel sponsert ein Unternehmen Einrichtungen, um damit eigene unternehmensbezogene Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit zu verfolgen. Den Bar- und evtl. Sachleistungen des Sponsors stehen daher auch Gegenleistungen des Vereins als Empfänger der Gelder oder Sachleistungen gegenüber (Werbemaßnahmen). Dadurch begründet der Verein in der Regel selbst eine unternehmerische Tätigkeit (wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), falls er nicht bereits unternehmerisch tätig ist. Ob eine Unternehmereigenschaft begründet wird oder die Besteuerung wegen Anwendung der Kleinunternehmerregelung (Vorjahresumsatz unter 17.500 €) entfällt, ist unter Teil 6 Umsatzbesteuerung gemeinnütziger Vereine erläutert.

Sofern keine gesetzliche Steuerbefreiung wirkt, unterliegt das vereinbarte Entgelt beim Verein der Umsatzbesteuerung, so dass er berechtigt ist, die geschuldete MWSt gesondert in Rechnung zu stellen. Da der Sponsor diese MWSt in der Regel als Vorsteuer geltend machen kann, ist er damit nicht belastet. Voraussetzung ist aber, dass die Rechnung an den Sponsor aufgemacht und die MWSt gesondert ausgewiesen wird. Wendet der Sponsor auch Sachleistungen zu (PKW- und Personalgestellung, Ausrüstungsgegenstände), unterliegt dieses beim Sponsor der Umsatzbesteuerung, so dass er für den Wert der Sachleistungen dem Verein eine Rechnungen mit offen ausgewiesener MWSt zuleiten muss. Die MWSt kann der Verein ggf. als Vorsteuern geltend machen. Sofern der verbleibende Rechnungsnettobetrag nicht mit dem gezahlten Sponsorbetrag abgegolten ist, müsste er zusätzlich zum Barbetrag abgerechnet werden.

Damit die umsatzsteuerlichen Regelungen auch vertraglich abgesichert sind, sollte bei Vertragsabschluß folgendes festgelegt werden:
· Der Sponsor zahlt ..................... Euro ggf. zuzüglich MWSt.
· Die Rechnung des Vereins ist mit offen ausgewiesener MWSt auf den Sponsor auszustellen (sie kann ggf. über eine Agentur eingereicht und von ihr geprüft werden).
· Abschlagszahlungen sind ebenfalls zuzüglich MWSt in Rechnung zu stellen.
· Für Sachleistungen des Sponsors sind Rechnungen zu erstellen und auszugleichen.

3.3. Mittelverwendung und Rücklagenbildung
Für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit und Steuerfreiheit des Vereins  ist es notwendig, dass die für die gemeinnützigen Zwecke erwirtschafteten und die dem Verein steuerbegünstigt zugewendeten Spenden nur für die steuerbegünstigten Zwecke des Vereins verwendet werden und dieses zeitnah erfolgt. Eine Verwendung für nicht begünstigte Zwecke (z. B. zur Kostendeckung eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes) führt zur Versagung der Gemeinnützigkeit und ggf. auch zur nachträglichen Versteuerung von Gewinnen und zum Verlust der anderen steuerlichen Vergünstigungen des Vereins. Daher ist es notwendig, die unterschiedlichen Bereiche des Vereins (siehe 4.1.) auch in der Buchführung klar von einander zu trennen, um so den Nachweis führen zu können, dass keine steuerschädliche Mittelverwendung erfolgt.

Hierzu dient auch die von der Finanzverwaltung geforderte zeitnahe Mittelverwendung. Grundsätzlich sollen die in einem Wirtschaftsjahr zugeflossenen Mittel spätestens im Laufe des folgenden Jahres ausgegeben sein. Dieser Grundsatz verbietet somit eine Rücklagenbildung. Hiervon ausgenommen sind das Ausstattungs- bzw. Gründungskapital des Vereins und Vermögenszuflüsse durch Erbfall oder Schenkung, wenn diese vom Erblasser bzw. Zuwender ausdrücklich für Zwecke der Vermögensbildung bestimmt  werden.

Für folgende Zwecke ist im § 58 Nr. 6 AO eine Rücklagenbildung ausdrücklich zugelassen:

- Ansammlung von Mitteln für vorher vom Verein konkret festgelegte und durch Beschlußprotokoll nachweisbare Zwecke (Bau eines Sportanlage),

- Betriebsmittelrücklage für Bedarf von 3 Monaten an Gehältern, Abgaben und Mieten,

- 1/4 der Überschüsse aus der Vermögensverwaltung je Kalenderjahr,

- Erhaltung der Beteiligungsquote an einer Beteiligung (AG),

- Förder- und Spendensammelvereine, die für andere gemeinnützige Einrichtungen Mittel beschaffen.

Um diese zeitlichen Begrenzungen zu erleichten, wurde die zeitnahe Mittelverwendung ab 2013 auf 2 Jahre erweitert und die Bestimmungen der §§ 62 und 63 AO neu gefasst (siehe Vereinshinweis 9).