Helmut Laser       
               Vereinsbroschüre      Teil 7 Lohnversteuerung

7. Lohnversteuerung von Arbeitnehmern

7.1. Abgrenzung zwischen ehrenamtlich Tätigen, Arbeitnehmern und selbständiger Tätigkeit
Für die Frage, welche Zahlungen an die im Verein Tätigen geleistet werden dürfen, spielt die Abgrenzung zwischen ehrenamtlicher Tätigkeit, Arbeitnehmern und selbständig Tätigen eine entscheidende Rolle. Eine Gegenüberstellung enthält die Anlage 2

a) Ehrenamtlich (unentgeltlich) Tätige
sind Personen, die im Verein Funktionen ausüben und dieses nicht im Rahmen eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses tun (z. B. gewählte Mitglieder des Vorstands und von Kontrollorganen). Diese Personen können aber auch aufgrund von Kauf-, Dienst- oder Werkverträgen Vertragspartner des Vereins sein und dafür ein angemessenes Entgelt erhalten. Bei gemeinnützigen Vereinen ist bereits in der Satzung festzulegen, dass keine Person durch Verwaltungsausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden darf. Daraus folgt grundsätzich die Unentgeltlichkeit einer ehrenamtlichen Tätigkeit.

Dieses gilt grundsätzlich auch für Vorstandsmitglieder, es sei denn, die Satzung läßt eine Bezahlung ausdrücklich zu. So wird in den Schreiben des Bundesministers der Finanzen vom 25.11.2008 und zusätzlich klarstellend vom 14.10.2009 darauf hingewiesen, dass die angemessene Zahlung von pauschalem Aufwandsersatz und von Vergütung an Vorstandsmitglieder für die Gemeinnützigkeit dann unschädlich ist, wenn die Satzung dieses zuläßt. Schreibt die bisherige Satzung eine ehrenamtliche (unentgeltliche) Tätigkeit des Vorstands jedoch ausdrücklich vor, so würden Zahlungen gegen die Satzung verstoßen und gemeinnützigkeitsschädlich sein. Lt. GemEntBG 2013 wurde durch Änderung des § 27 Abs. 3 BGB vorgeschrieben, dass die Mitglieder des Vorstandes künftig unentgeltlich tätig sind.
Sind in den Jahren bis 2008 dennoch Zahlungen an Vorstandsmitglieder erfolgt, konnte der Satzungsmangel rückwirkend dadurch geheilt werden, dass die Mitgliederversammlung bis zum 31.12.2010 eine Satzungsänderung beschloß, die eine Tätigkeitsvergütung zuläßt. Die geänderte Satzung mußte jedoch im Vereinsregister eingetragen und dem Finanzamt mitgeteilt werden. Auch ergaben sich für den Verein ggf. die Verpflichtungen aus einem dann begründeten Arbeitsverhältnis (wie Einbehaltung und Abführung von Abgaben). Ohne Satzungsänderung konnte der Mangel für die Vergangenheit dadurch für die Gemeinnützigskeit des Vereins unschädlich behoben werden, dass der Vorstand beschloß, künftig auf Tätigkeitsvergütungen zu verzichten.

Entstehen dem ehrenamtlich Tätigen für seine Vereinstätigkeit Kosten (Telefongebühren, Reisekosten udgl.), konnten diese erstattet werden, wenn sie belegmäßig nachgewiesen (Ausnahme siehe b), nach der Satzung zulässig und im Vereinsinteresse notwendig waren. Bloße Annehmlichkeiten (z. B. ein Blumenstrauß zum Geburtstag) im Rahmen einer üblichen Mitgliederbetreuung sind dagegen unbedenklich. Eine beitragsfreie Mitgliedschaft ist nicht als Zuwendung zu sehen.

b) Arbeitnehmer des Vereins
sind Personen, die aufgrund eines Arbeitsvertrages so an den Verein gebunden sind, dass sie ihre Arbeitskraft schulden und nach Ort, Zeit,  Art und Weise der Tätigkeit den Weisungen des Arbeitgebers (Vorstand, Geschäftsführung oder auch Trainer) zu folgen verpflichtet sind. Besondere Merkmale für das Vorliegen eines Arbeitsvertrages sind die Bindung an eine bestimmte Arbeitszeit und an den Arbeitsplatz, die wirtschaftliche Abhängigkeit und das fehlende unternehmerische Risiko sowie die Art der Entlohnung (festes Gehalt).

Typische Beispiele für ein Arbeitsverhältnis sind Lizenz- und Vertragspieler, Trainer, Geschäftsstellenangestellte, Platzwarte. Aber auch Amateursportler, die eine pauschale Aufwandsentschädigung erhalten, sowie nebenberuflich tätige Übungsleiter oder nach abgeleisteten Stunden bezahlte Personen (z. B. Reinigungspersonal oder Buchhalter) können im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses tätig sein. In Grenzfällen sollte zur Klarstellung statt eines rechtlich möglichen mündlichen Arbeitsvertrages dieser schriftlich abgeschlossen werden.

Für nebenberufliche Übungsleitertätigkeit im gemeinnützigen Bereich besteht für den Übungsleiter gem § 3 Nr. 26 EStG ein jährlicher Steuerfreibetrag von (ab 1.1.2007) 2.100 € (ab 1.1.2013 2.400 €), der bereits im Lohnabzugsverfahren durch den Verein berücksichtigt werden kann (siehe 7.4.). Für bestimmte steuerpflichtige Stundenvergütungen und Aufwandserstattungen besteht ferner eine Pauschalierungsmöglichkeit durch den Verein (siehe 7.3. und 7.6.).

Ein Arbeitsverhältnis bedingt aber auch die Erfüllung bestimmter gesetzlicher Verpflichtungen wie Führung eines Gehaltskontos, Einbehaltung, Anmeldung und Abführung von Abgaben ans Finanzamt bzw. an die Krankenkassen (siehe 7.2.).

                  Gegenüberstellung der Kriterien für die im Verein tätigen Personen         Anlage 2

c) Selbständig Tätige
sind Personen, die aufgrund eines besonderen Vertrages eine bestimmte Arbeitsleistung schulden (z.B. Dienstleistungsvertrag). Sie können ebenfalls angemessen honoriert werden und die für den Verein getätigten belegten Aufwendungen ersetzt erhalten.

Soll trotz Erfüllung von drei der genannten Voraussetzungen sichergestellt werden, dass kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt vorliegt, muss die gesetzliche Vermutung widerlegt werden. Dafür kann entscheidend sein, dass ein Dienstleistungsvertrag vorliegt, der die selbständige Tätigkeit beweist. Diese Frage kann z. B. bei Trainern von Bedeutung sein.

7.2. Arbeitnehmerbesteuerung durch den Verein
Besteht zu einer Person ein Arbeitsverhältnis, hat der Verein als Arbeitgeber folgende Verpflichtungen zu erfüllen:
· Einrichtung eines Lohnkontos, in das alle für die Zahlung des Lohns bzw. Gehalts relevanten Daten einzutragen sind (Bar- und Sachbezüge, steuerfreie und sonstige Bezüge, Abzugsbeträge usw.).
· Vorlage der Lohnsteuerkarte bzw. elektronische Lohnsteuerbescheinigung durch den Arbeitnehmer und Übertragung der Besteuerungskriterien (Anschrift, Geburtsdatum, Steuerklasse usw. in das Lohnkonto). Ohne Vorlage der Steuerkarte sind die Abgaben nach der Steuerklasse VI zu erheben (Ausnahme in Fällen der Pauschalierung durch den Arbeitgeber, siehe 7.3.). Ab 2012 erhält der Arbeitgeber die für den Lohnabzug benötigten Daten nur noch aus der Datenbank der Finanzverwaltung. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber statt der Lohnsteuerkarte ab 2012 nur noch seine Identifikationsnummer und sein Geburtsdatum nennen. Dieses genügt dem Arbeitgeber, um die Daten aus der sog. ELSTRAM-Datenbank (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) beim Bundeszentralamt für Steuern abzurufen (siehe Steuerhinweise für Rentner Nr. 32).
· Einbehaltung der Lohnabzugsbeträge bei jeder Lohnzahlung unter Berücksichtigung der Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse, Kirchenzugehörigkeit usw.).
· Anmeldung und Abführung der Abzugsbeträge an das Betriebsstättenfinanzamt bzw. an die zuständige Krankenkasse bis zum 10. des auf den Anmeldezeitraum folgenden Monats. Lohnanmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Hat die anzumeldende Lohnsteuer im Vorjahr mehr als 1.000 €, aber nicht mehr als 4.000 € betragen, ist das Kalendervierteljahr der Anmeldezeitraum. Hat die Vorjahres-Lohnsteuer weniger als 1.000 € betragen, ist das Kalenderjahr der Anmeldezeitraum. Ab 1.1.2013 ist die elektronische Anmeldung nur noch mit Authentifizierung zulässig. Sozialabgaben sind dagegen grundsätzlich monatlich anzumelden und abzuführen.
· Abschluss des Lohnkontos nach Ablauf des Kalenderjahres und Bescheinigung der Dauer des Dienstverhältnisses, der Höhe des Bruttoarbeitslohnes und der einbehaltenen Lohn-, Lohnkirchensteuer und des Solidaritätszuschlags sowie Sozialabgaben.
. Elektronische Lohnbescheinigung und Meldung an das Finanzamt. Diese Daten hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf einem nach amtlich vorgeschriebenen Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Außerdem sind die Daten dem Finanzamt grundsätzlich nur noch elektronisch zu übermitteln. Auf der Lohnsteuerkarte darf die Lohnbescheinigung nur noch erteilt werden, wenn der Arbeitgeber keine maschinelle Lohnabrechnung durchführt und ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt beschäftigt. Vereine müssen daher die ab 2005 geltenden Anmelde- und Bescheinigungsregelungen beachten (ggf. mit Finanzamt klären). Die Steuerkarte kann vom Arbeitgeber vernichtet werden, wenn darauf keine Lohnbescheinigung eingetragen ist. anderenfalls ist sie dem Finanzamt einzureichen.
· Unterlagen sind mindestens 6 Jahre (Buchungsunterlagen ggf. sogar 10 Jahre) aufzubewahren für Nachprüfungszwecke (Lohnsteuerprüfung des Finanzamts und Prüfung durch Sozialversicherungsträger). Auch darüber hinaus empfiehlt sich die Aufbewahrung zwecks Nachweis für vereinsinterne Zwecke.

7.3. Lohnsteuer-Pauschalierung für Teilzeitbeschäftigte
Der Arbeitgeber kann ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte die Lohnsteuer und Lohnkirchensteuer sowie ggf. Zusatzabgaben wie folgt pauschal erheben (§ 40 a EStG), wenn die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt werden:

a) Kurzfristige Beschäftigung (§ 40 a Abs. 1 EStG)
Diese ist gegeben, wenn die Beschäftigung
· nur gelegentlich erfolgt und nicht regelmäßig wiederkehrt und
· zusammenhängend höchstens 18 Tage beträgt.
Voraussetzung ist ferner, dass
· der durchschnittliche Arbeitslohn je Arbeitstag höchstens 62 € beträgt oder
· die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird.
Außerdem darf der Arbeitslohn je Arbeitsstunde während der Beschäftigungsdauer 12 € durchschnittlich nicht übersteigen.

Der Steuersatz beträgt 25% für Lohnsteuer, zuzüglich 5,5% Solidaritätszuschlag und ggf. 6% Lohnkirchensteuer jeweils auf die pauschalierte Lohnsteuer.

b) Geringfügige Beschäftigung mit geringem Arbeitslohn (§ 40 a Abs. 2 und 2a EStG)

Regelung ab 1.4.2003 (Minijobregelung)
Bei Vergütungen, die regelmäßig im Monat 400 € (erhöht auf 450 € ab 2013 ) nicht übersteigen, ist der Arbeitnehmer von der Sozialversicherungspflicht befreit. Dafür hat der Arbeitgeber pauschale Sozialabgaben an die Bundesknappschaft zu entrichten und die Steuer mit einem Pauschalsteuersatz von 2 %  ebenfalls an die Bundesknappschaft abzuführen. Der Arbeitnehmer ist dann von der Besteuerung befreit und braucht diese Minijobeinkünfte auch in seiner Steuererklärung nicht zu erklären (siehe 8.3.).

Hat der Arbeitgeber in diesen Fällen keine pauschalen Sozialabgaben abgeführt, kann er die Steuer auf die Minijobarbeitsentgelte ohne Vorlage einer Steuerkarte pauschal mit 20 % zuzügl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern.

c) Pflichten des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber hat die Steuer zu übernehmen (§ 40 Abs. 3 EStG). Er ist Steuerschuldner der Pauschalsteuer und hat sie an das Finanzamt (bei Minijobregelung an die Bundesknappschaft, siehe 8.2.) abzuführen. Ein formelles Lohnkonto muss nicht geführt werden, allerdings sind über die Vergütungen Aufzeichnungen zu erstellen, aus denen die o.g. Pauschalierungsvoraussetzungen nachgewiesen werden können.
Die Besteuerung der Vergütung ist mit der Pauschalierung abgegolten, so dass die Vergütung in der Steuererklärung des Arbeitnehmers nicht zu erfassen ist. Die Pauschalsteuer kann auf die Einkommensteuerschuld nicht angerechnet werden. Sie ist dem Arbeitnehmer daher auch nicht zu bescheinigen

7.4.Steuerfreie Aufwandsentschädigung für nebenberufliche Übungsleiter) 
Für bestimmte Tätigkeiten, die der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen, ist eine Aufwandsentschädigung gem. § 3 Nr. 26 EStG ohne Einzelnachweis von Kosten ab 1.1.2007  bis zu 2.100 € je Kalenderjahr steuerfrei (2.400 € ab 2013). Diese Steuerfreiheit gilt für Arbeitnehmer und selbständig Tätige und ist damit nicht an ein Arbeitsverhältnis gebunden. Der Betrag bleibt auch bei der Berechnung der 400 € -Grenze (siehe 8.1.) unberücksichtigt. Folgende Voraussetzungen sind jedoch zu erfüllen:
· Die Tätigkeit muss begünstigt sein. Als begünstigte Tätigkeiten gelten Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher und ab 1.1.2000 auch Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten sowie künstlerische Tätigkeiten (z. B. Sporttrainer, Chorleiter, Orchesterdirigenten, Lehr- und Vortragstätigkeiten im Rahmen der allgemeinen Bildung und Ausbildung wie Kurse und Vorträge an Volkshochschulen, Mütterberatung, Erste-Hilfe-Kurse, Schwimmunterricht sowie Betreuer, die pädagogisch ausgerichtete Funktionen und nicht reine Helferfunktionen ausüben). Ferner ist begünstigt die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen. Die Tätigkeit als Vorstandsmitglied, Platzwart, Hausmeister und Kassenwarte eines gemeinnützigen Vereins erfüllen diese Voraussetzung nicht (ggf. Ehrenamtspauschale).
·  Die Tätigkeit muss im Dienst einer vom Finanzamt anerkannten gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienenden Einrichtung ausgeübt werden oder im Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts. Die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist somit Voraussetzung. Die Vergünstigung für den Übungsleiter udgl. entfällt daher, wenn dem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen wird. Bei rückwirkender Versagung der Gemeinnützigkeit haftet ggf. der Verein als Arbeitgeber für nachzuerhebende Lohnsteuern und Sozialabgaben.
· Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Eine Nebentätigkeit liegt vor, wenn sie nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs einnimmt, wobei mehrere gleichartige Tätigkeiten - auch in unterschiedlichen Vereinen- zusammenzurechnen sind. Die Tätigkeit wird auch dann nicht nebenberuflich ausgeübt, wenn sie als Teil der Haupttätigkeit anzusehen ist. Dagegen ist der Freibetrag anzuwenden bei Studenten, Hausfrauen udgl., wenn diese keinen Hauptberuf ausüben, so dass neben dem Studium bzw. dem Haushalt diese Tätigkeit lediglich als Nebenbeschäftigung im o.g. Sinne angesehen wird.
Der Steuerfreibetrag von (ab 1.1.2007)  2.100 € (2.400 € ab 2013) ist auch bei mehreren Nebenbeschäftigungen für verschiedene Vereine nur einmal jährlich als Jahresfreibetrag anzuwenden. Wird die begünstigte Tätigkeit im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ausgeübt, kann der Freibetrag bereits im Lohnabzugsverfahren berücksichtigt werden. Das heißt, es kann monatlich ein anteiliger Betrag von bis zu 175 € (200 € ab 2013) steuerfrei bleiben. Die in einzelnen Monaten nicht ausgeschöpften anteiligen Beträge können in den Folgemonaten, spätestens im Rahmen des Arbeitgeberjahresausgleichs nachgeholt werden.

Damit sichergestellt ist, dass der Freibetrag nur bei einem Arbeitgeber angewendet wird, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Bescheinigung folgenden Inhalts erteilen, die zum Lohnkonto zu nehmen ist:

7.5. Zuwendungen an Amateursportler
Die Frage, ob ein Amateursportler im steuerlichen Sinne Arbeitnehmer des Vereins ist, muss nach den Verhältnissen des einzelnen Falles beurteilt werden. Solange die Betätigung als Selbstzweck im Rahmen einer Freizeitgestaltung ausgeübt wird, erfüllt sie nicht die Voraussetzungen eines Arbeitsverhältnisses, weil der Sportler dem Verein nicht seine Arbeitskraft schuldet.
Ein Arbeitsverhältnis ist jedoch anzunehmen, wenn der Sportler für seine sportliche Betätigung laufend ein in der Höhe feststehendes Entgelt erhält und dieses über einen Aufwandsersatz hinausgeht. Übersteigen die erstatteten Aufwendungen die tatsächlich entstandenen nur geringfügig, liegt ein Arbeitsverhältnis jedoch nicht vor.

Erhalten Spieler neben den nachgewiesenen Fahrtkosten zum Training und zu Heimspielen bzw. Auswärtsspielen eine Aufwandsentschädigung für die Pflege und Beschaffung von Sportkleidung, Telefonate zu Terminabsprachen udgl. von max. 40 bis 50 €, begründet dieses noch kein Arbeitsverhältnis. Auch nach der Rechtsprechung des BFH (Urteil vom 23.10.92; BStBl 93 II S. 303) liegt ein Arbeitsverhältnis nicht vor, wenn der Sportler für seine Betätigung lediglich Aufwendungsersatz erhält. Für die praktische Anwendung wäre es jedoch wünschenswert, wenn der Verein anhand tatsächlicher Aufwendungen einen Durchschnittswert nachweist, der nach Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt für die Annahme eines Arbeitsverhältnisses als unschädlich akzeptiert wird. Dieses könnte ggf. der Fall sein, wenn der Jahreswert den Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 € nicht übersteigt.

Erhält der Sportler nur gelegentlich ein Entgelt, liegt kein Arbeitsverhältnis vor. Soweit dieses Entgelt den nachgewiesenen Aufwandsersatz übersteigt, müsste es vom Sportler als sonstige Einkünfte gem. § 22 Nr. 3 EStG im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuert werden. Eine selbständige Tätigkeit liegt in diesen Fällen nur vor, wenn ein entsprechender Dienstvertrag abgeschlossen würde.

Liegt ein Arbeitsverhältnis vor, muss der Verein den Steuerabzug vornehmen. Reisekostenvergütungen, die der Verein anlässlich von Auswärtsspielen, Trainingslagern usw. zahlt, sind gem. § 3 Nr. 16 EStG in dem zulässigen Rahmen steuerfrei. Wird der Sportler in diesen Fällen durch den Verein oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten (z. B. den Gastverein) bewirtet, ist in Höhe des Sachbezugswertes (in 2001 waren dieses je Hauptmahlzeit 2,47 € bzw. je Frühstück. 1,38 €) ein geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Beträge werden jährlich neu festgesetzt.
Entschädigungen, die ein Sportler für Fahrten von seiner Wohnung zu Heimspielen und zum Training auf dem Vereinsgelände erhält, sind ab 1.1.1990 steuerpflichtig. Entsprechendes gilt für pauschale Aufwandsentschädigungen bei Heim- bzw. Auswärtsspielen, die letztmalig für 1991 zulässig waren. Solche Aufwendungen kann der Sportler ggf. in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen (siehe auch 7.6.).

Die obigen steuerlichen Regelungen sind ab 1.1.1999 für die Sozialversicherung durch Bestimmungen über die Behandlung von Scheinselbständigen ersetzt worden (Einzelheiten siehe 7.1. d).

7.6. Auslagenersatz und Reisekostenerstattung

Durch die Ehrenamtspauschale des § 3 Nr. 26 a EStG kan dem ehrenamtlich Tätigen sein Aufwand bis zu 720 € im Kalenderjahr pauschal steuerfrei vergütet werden (siehe auch Steuerhinweis für Rentner Nr. 59). Darüber hinaus sind folgende Kosten bei Nachweis erstattungsfähig.

 a) Für den Verein verauslagte Kosten
Wie unter 7.1. dargestellt, ist unter bestimmten Voraussetzungen die Erstattung von Kosten sowohl an ehrenamtlich Tätige als auch an Arbeitnehmer des Vereins zulässig. Hierbei muß es sich um Aufwendungen handeln, die im Namen und für Rechnung des Vereins getätigt werden. Verauslagt ein Arbeitnehmer oder Vorstandsmitglied Beträge, die aufgrund eines Auftrags des Vereins oder im Namen und für Rechnung des Vereins entstanden sind, liegt ein Aufwandsersatz vor, der sowohl für die Frage der Verletzung der Gemeinnützigkeit unschädlich als auch für die Besteuerung des Arbeitnehmers oder Vorstandsmitglieds ohne Konsequenzen ist.

Telefoniert jemand im Vereinsinteresse von seinem privaten Telefon, ist die Erstattung der Telefoneinheiten als Auslagenersatz für den Verein anzusehen (siehe auch c). Entsprechendes gilt, wenn Fahrten im Vereinsinteresse mit dem privaten PKW durchgeführt werden (z. B. Beförderung von Spielern zu Auswärtsspielen oder auswärtigen Veranstaltungen, Reisen zu Verbandstagungen udgl.).
Allerdings ist nur die Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten zulässig und nachzuweisen (für PKW-Kosten könnten Benzinrechnungen mit 0,30 € je gefahrene Kilometer geltend gemacht werden). Hierzu sollten jedoch entsprechende Abrechnungen gefertigt und mindestens einmal monatlich mit den Belegen vorgelegt und beglichen werden. Pauschale Kostenerstattungen sind ausnahmsweise dann möglich, wenn die Ausgaben regelmäßig wiederkehren und für einen repräsentativen Zeitraum nachgewiesen werden (siehe 7.1.a, aber kein Vorsteuerabzug).

b) Reisekostenerstattungen (siehe auch Anlage 3)
Für Kosten, die im Rahmen von Geschäfts- und Dienstreisen für den Verein entstehen, sind für die Abgeltung der dabei angefallenen Aufwendungen gesetzliche Höchstbeträge festgelegt worden, die im Rahmen einer Reisekostenabrechnung je Geschäfts- bzw. Dienstreise nachzuweisen und zu belegen sind. Danach sind folgende Beträge lohnsteuerfrei erstattungsfähig (§ 9 Abs. 3 bis 4 EstG):

1. Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel können in nachgewiesener Höhe ersetzt werden. Bei Nutzung des eigenen PKWs kann der Arbeitgeber höchstens 0,30 € je gefahrene km steuerfrei erstatten.
2. Übernachtungskosten in Höhe der durch Rechnung nachgewiesenen Hotelkosten ohne Frühstück. Ist im Übernachtungspreis das Frühstück enthalten, aber nicht offen ausgewiesen, ist der Preis um 4,50 € je Frühstück pauschal zu kürzen.
Ohne Nachweis können Übernachtungskosten bis zu 20 € je Übernachtung erstattet werden, wenn der Verein oder ein Dritter die Unterkunft nicht unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt hat.
3. Mehrverpflegungsaufwendungen für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Sie werden bereits seit 1.1.1996 nur noch durch Pauschbeträge abgegolten, die sich nach der Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. Wohnung je Tag wie folgt ergeben:

Bei mindestens 24 Std.                        24 €

8 bis 24 Std.(bis 2012 8 bis 24 Std.)    12 €
gilt auch für An- und Abreisetag

(bis 2012  für 8 bis 14 Std. 6 €) 
ab 2013   für weniger als 8 Std.         0 €

Die Erstattung höherer, tatsächlicher Verpflegungskosten ist ab 1996 nicht mehr zulässig. Vergütet der Arbeitgeber höhere Beträge, können die Mehrbeträge ab 1997 bis zur Höhe der für diesen Tag zulässigen Pauschale (z. B . 12 €) mit 25 % (zuzügl. SolZu und KiSt) pauschal versteuert werden. Die über eine doppelte Tagespauschale ggf. hinaus vergüteten Beträge sind als regulärer Arbeitslohn individuell zu versteuern.

c) Private Nutzung und Kostenerstattung bei Telekommunikationsgeräten bzw. –leistungen

• Auslagenersatz von Aufwendungen für Telekommunikation durch den Arbeitgeber

7.7. Geldwerte Vorteile und Pauschalversteuerung
Arbeitnehmer können für ihre Tätigkeit in bar oder durch Sachzuwendungen vergütet werden. Obgleich alle Sachzuwendungen, die ein Arbeitnehmer aus Anlass seines Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber oder einem Dritten erhält, grundsätzlich Arbeitslohn darstellen, gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die eine vereinfachte Ermittlung des zu versteuernden Wertes oder eine begünstigte Besteuerung ermöglichen.

a) Kein Arbeitslohn liegt vor, wenn
. Sachzuwendungen in ganz überwiegendem Interesse des Arbeitgebers gewährt werden wie Arbeitsmittel und Ausstattung des Arbeitsplatzes, Fort- und Weiterbildung, Gesundheitsvorsorge einschl. Vorsorgeuntersuchungen, Beteiligung des Mitarbeiters an Bewirtungen von Geschäftsfreunden.
·  bei Betriebsveranstaltungen je Arbeitnehmer einschl. Partner nicht mehr als 110 € an max. 2 Veranstaltungen im Jahr aufgewendet werden (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG, siehe Vereinshinweis 14). Wird die Freigrenze von 110 € überschritten, kann der Gesamtwert individuell zu Lasten des Arbeitnehmers oder mit 25% (zzgl. SolZu und KiSt) pauschal zu Lasten des Arbeitgebers versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).
·  bloße Aufmerksamkeiten mit einem Wert bis zu 60 € dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden (Blumen, Buch, CD oder Genussmittel; R 19.6. LStR 2015). Als solche gelten auch Getränke und Genussmittel, die dem Arbeitnehmer zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlassen werden (Getränke in der Halbzeitpause) sowie sog. Arbeitsessen, die der Arbeitgeber anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes aus arbeitsablaufbedingten Gründen unentgeltlich oder verbilligt abgibt, wenn der Wert des Essens 35 € nicht übersteigt.
 

b) Steuerbare Sachzuwendungen
Sachzuwendungen unterliegen in der Regel der normalen individuellen Lohnbesteuerung. Für folgende Sachverhalte gelten jedoch besondere Vorschriften über die Wertermittlung:

· Private Dienstwagennutzung
Stellt der Verein oder ein Dritter dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug für dienstliche Zwecke zur Verfügung, das auch für private Fahrten genutzt werden kann, ist der monatliche geldwerte Vorteil für die unentgeltliche private Nutzung unabhängig vom Umfang der tatsächlichen Nutzung wie folgt zu ermitteln:
- 1 % des inländischen Listenpreises (einschl. MWSt) eines neuen Fahrzeugs zuzüglich
- 0,03 % des Listenpreises je Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, wenn das Fahrzeug auch für solche Fahrten genutzt wird.
- Wird das Fahrzeug bei doppelter Haushaltsführung auch für Fahrten zwischen dem Familienwohnsitz und dem Ort der Beschäftigung genutzt, ist der vorgenannte Monatswert zusätzlich um 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zwischen den beiden Wohnorten zu erhöhen. Dieses gilt jedoch in den ersten 2 Jahren nach Begründung der doppelten Haushaltsführung nur für mehr als eine Fahrt je Woche und erst nach 2 Jahren für jede Familienheimfahrt.

Der monatliche Wert ist als pauschaler Wert unabhängig davon festzusetzen, ob der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten übernimmt oder z. B. das Benzin für die Privatfahrten vom Arbeitnehmer zu tragen ist und ob das Fahrzeug nur gelegentlich oder sehr häufig privat genutzt wird.

Um eine dadurch ggf. unzutreffende Bewertung des geldwerten Vorteils zu vermeiden, kann der Nutzungswert auch nach den tatsächlich für das Fahrzeug angefallenen Kosten (einschließlich Benzin) ermittelt werden, die in diesem Fall für jedes einzelne Fahrzeug aufzuzeichnen sind. Ferner muss durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch der Umfang der privaten Nutzung festgestellt und auf die Gesamtkosten angewendet werden.

Hat der Arbeitnehmer für die private Fahrzeugnutzung eine Miete oder einen Kostenbeitrag (z. B. Zuschuss zu den laufenden Kosten oder den Anschaffungskosten) zu leisten, ist der nach den obigen Grundsätzen ermittelte private Nutzungswert um diesen Betrag zu mindern. Ist der vom Arbeitnehmer gezahlte Betrag mindestens so hoch wie der Nutzungswert, entsteht somit kein geldwerter Vorteil.

Verbleibt ein zu versteuernder Betrag, ist dieser grundsätzlich individuell zu versteuern. Allerdings kann der Verein für den Anteil, der auf Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfällt, die Steuer gem. § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit 15 % zuzügl. SolZu und KiSt pauschalieren. Der max. Pauschalierungsbetrag errechnet sich mit 0,30 € je Entfernungskilometer für 15 Tage im Monat. Der Arbeitnehmer kann für den pauschal versteuerten Betrag keine Werbungskosten geltend machen.

Beispiel: Fahrzeugwert 30.000 DM, Entfernung von der Wohnung zur Arbeitsstätte 10 Kilometer, monatliches Nutzungsentgelt 200 DM.

Berechnung des Nutzungswerts:
1 % von 30.000 €                                            300 €
0,03 % von 30.000 € für 10 km                         90 €
monatlicher Nutzungswert                           390 €
erhobenes Nutzungsentgelt                            200 €
verbleiben zu versteuern                                 190 €
davon Pauschalierung mit 15 % für
15 Tage x 0,30 € x 10 km möglich                    45 €  
verbleiben individuell zu versteuern                145 €

· Unterkunft und Verpflegung
Werden einem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt Unterkunft und Verpflegung gewährt, erfolgt die Bewertung nach amtlich festgesetzten Sachbezugswerten (für Erwachsene betrugen die Werte in 1999 z. B. für Vollverpflegung 361 DM und für Unterkunft 352 DM je Monat). Sie werden jährlich neu festgesetzt.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber unentgeltlich oder zu subventionierten Preisen regelmäßig oder gelegentlich Mittagessen (Kantinenessen), ist dieses in 2016 mit 3,10 € zu bewerten. Der Sachbezugswert eines Frühstücks ist in 2016 mit 1,67 € anzusetzen und zu versteuern.
Auch hierfür gilt, dass ein geldwerter Vorteil nicht anzunehmen ist, wenn der Arbeitnehmer mindestens in Höhe der genannten Werte ein Entgelt entrichtet. Entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, kann dieser Wert bei verbilligter oder unentgeltlicher arbeitstäglicher Abgabe von Mahlzeiten im Betrieb (z. B. Vereinskantine oder -gaststätte) mit 25 % zuzügl. SolZu und KiSt pauschal versteuert werden.
Der Wert von 3,10 € bzw. 1,67 € ist für die Besteuerung auch anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer durch den Verein oder auf Veranlassung des Vereins unentgeltlich beköstigt wird (z. B. im Zusammenhang mit dem Training oder einem Heim- oder Auswärtsspiel oder bei anderen betrieblichen Anlässen). Die Besteuerung des Sachbezugswerts ist auch bei Bewirtungen durch fremde Personen zulässig, wenn der Arbeitgeber dabei mitgewirkt hat (z. B. durch Anmeldung zu einem Seminar). Eine Kürzung der ggf. gewährten Reisekostentagegelder ist in diesen Fällen ab 1996 steuerlich nicht mehr erforderlich.

· Darlehensgewährung
Gewährt der Verein oder aufgrund des Arbeitsverhältnisses ein Dritter dem Arbeitnehmer ein unverzinsliches oder zinsvergünstigtes Darlehen, stellen die Zinsvergünstigungen grundsätzlich Arbeitslohn dar. Aus Vereinfachungsgründen sind die Zinsvergünstigungen nicht zu erfassen, wenn das Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 € nicht übersteigt.

Ist der Darlehensbetrag höher als 2.600 €, entsteht ein geldwerter Vorteil nur, soweit der festgelegte Zinssatz weniger als 6 % beträgt. Für die Besteuerung evtl. Zinsvorteile ist daher der Zinsbetrag zu berechnen, der sich aus der Zinsdifferenz von 6 % zu dem tatsächlichen Zinssatz (z.B. 4 %) ergibt. Die Besteuerung ist jeweils zum Zinsabrechnungszeitpunkt vorzunehmen.

· Unfallversicherung
Leistet der Arbeitgeber Beiträge für eine Unfallversicherung seiner Arbeitnehmer, kann die Prämie ebenfalls mit 20 % pauschal versteuert werden, wenn mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig versichert werden und die Gesamtprämie geteilt durch die Anzahl der versicherten Arbeitnehmer nicht mehr als 62 € je Kalenderjahr beträgt.

· Rabattgewährung
Erhält ein Arbeitnehmer aufgrund seines Arbeitsvertrages für Warenlieferungen oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber überwiegend fremden Personen anbietet, Rabatte eingeräumt, welche die übrigen Abnehmer nicht erhalten, so liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor.

Der Wert dieses Vorteils ist die Differenz zwischen dem vom Arbeitnehmer gezahlten Preis und 96 % des Preises, zu dem die Leistungen (ggf. durch den nächstansässige Abnehmer) fremden Letztverbrauchern angeboten werden.
Der errechnete geldwerte Rabattvorteil bleibt für Leistungen an die eigenen Arbeitnehmer bis zu 1.080 € (ab 1.1.2004) je Kalenderjahr steuerfrei (§ 9 Abs. 3 EStG).
Diese Regelung kann bei einem Verein dann von Bedeutung sein, wenn er überwiegend typische Leistungen gegenüber Dritten erbringt (z. B: Ein Tennisverein vermietet seine Tennishalle an Vereinsmitglieder und Vereinsfremde) und die Arbeitnehmer des Vereins (Trainer und bezahlte Sportler) die Halle unentgeltlich bzw. verbilligt nutzen. Entsprechendes müsste gelten, wenn der Verein seinem Sportler (Arbeitnehmer) unentgeltlich Eintrittskarten für Sportveranstaltungen überlässt (Freikarten an Bundesligaspieler für deren Heimspiele).